به منظور ايجاد يک سامانه بايگانی کارآمد، لازم است تا تمام اسناد و مدارک فنی و مديريتی بر اساس يک سامانه متحد شماره‌گذاری گردند به نحوی که به هر سند يک هويت منحصر به فرد اختصاص يابد. شناسایي، طبقه‌بندی ، حفاظت سوابق، نظارت و پایش کليه مستنداتی که در طرح تهيه و مورد استفاده قرار مي‌گيرد را مي‌توان به عنوان اهداف بنيان نهادن اين روش ذکر نمود.
در اين روش شماره هر سند از يک عبارت ۷ جزئی با ۱۹ نویسه به شکل زير تشکيل مي‌شود.
XXXX ۱ | - | X ۲ | - | XX ۳ | - | XXXX ۴ | - | XXX ۵ | - | XX ۶ | - | XXX ۷ |
به ترتيب اجزاء و بخش‌های تشکيل دهنده شماره سند از چپ به راست شامل موارد زير مي‌باشد:
بخش ۱ هويت پروژه يا نام کلی پروژه (ILSF) را مشخص مي‌نمايد.
بخش ۲ مرحله مدرک در مرحله‌بندی طرح را نشان مي‌دهد که عبارتی است يک حرفی مانند B برای طراحی پايه و يا حروف C و D به ترتيب برای مرحله‌های طراحی مفهومی و طراحی تفصيلي. صفحه اختصار مراحل طراحی طبقه‌بندی مراحل طراحی و حروف اختصاری آنها را نشان مي‌دهد.
بخش ۳ گروه يا زيرگروه منتشرکننده مدرک را مشخص مي‌کند. در اين شيوه‌نامه گروه‌ها و زيرگروه‌های طرح با عباراتی دو حرفی طبق جدول صفحه اختصار نام گروه‌ها، زيرگروه‌ها و بخش‌ها نشان داده مي‌شوند.
بخش ۴ ماهيت و هويت ساختار/ سامانه/ جزءی (SSC: Structure, System, Component) را که مدرک در رابطه با آن تهيه شده است را نشان مي‌دهد. اين بخش از شماره مدرک، از چهار نویسه تشکيل مي‌شود. دو نویسه اول نشانگر ساختار/ سامانه/ جزء است و دو نویسه ديگر زيرساختار/ سامانه/ جزء مربوط را مشخص مي‌کند. دو نویسه اول حرف بوده ولی دو نویسه ديگر مي‌تواند از حروف يا اعداد و يا ترکيبی از آنها تشکيل شود. اطلاعات مربوط به حروف اختصاری ساختار/ سامانه/ جزء مورد طراحی در گروه‌ها/ زيرگروه‌های چشمه نور ایران در جداول زیرصفحه‌های صفحه اختصار نام ساختارها، سامانه‌ها و اجزاء ارائه شده است.
بخش ۵ نوع مدرک را که مي‌تواند هر يک انواع از مدارک مندرج در جدول صفحه اختصار نوع مدرک باشد را نشان مي‌دهد. اين بخش با يک عبارت ۳ نویسه‌ای مانند DWG برای نقشه‌ها و يا TRP برای گزارش‌های فنی و... نشان داده مي‌شود. در جدول صفحه اختصار نوع مدرک انواع مدارک و اختصار نام آنها آمده است.
بخش ۶ از آنجا که برای يک ساختار/ سامانه/ جزء خاص، مدارک متعددی از يک نوع را (مثلا نقشه‌های مربوط به يک قطعه مکانيکی و يا جزئيات اجرای سازه يک ساختمان) مي‌توان منتشر نمود، لذا برای یکتایی نام مدرک لازم است تا هر مدرک این شماره دونویسه‌ای مخصوص به خود را دارا باشد. اين شماره، عددی دو نویسه‌ای بين ۰۱ و ۹۹ است.
بخش ۷ وضعيت ويرايش مدرک را نشان مي‌دهد و يک عبارت سه نویسه‌ای است. دو عدد سمت چپ شماره ويرايش مدرک، و نویسه سوم که از يک حرف عبارت است، وضعيت مدرک به لحاظ انتشار در داخل طرح و يا انتشار برای مقاصد خارج از طرح را نشان مي‌دهد. به عنوان مثال عبارت 04I ويراش چهارم يک سند را نشان مي‌دهد که در درون طرح منتشر شده است. صفحه اختصار هدف انتشار دسته‌بندی مدارک به لحاظ ويرايش را نشان مي‌دهد.
در ادامه نمونه‌هايی از نحوه شماره‌گذاری مدارک به شيوه فوق، به عنوان مثال ذکر شده است:
۱- نمونه اول:
اين شماره نشانگر يک سند مربوط به طرح چشمه نور ايران در مرحله طراحی پايه مي‌باشد که توسط زيرگروه عمران با محتوای معيارهای طراحی راه‌ها و محوطه‌ها توليد شده است. اين مدرک اولين نمونه از اسناد مربوط به معيارهای طراحی راه‌ها و محوطه‌ها است که در چهارمين ويرايش خود در درون طرح منتشر شده است.
۲- نمونه دوم:
اين شماره نشانگر يک مدرک در ارتباط با حلقه انبارش است که توسط گروه مغناطيس و ابزارهای الحاقی در مرحله طراحی پايه طرح منتشر شده است که مبانی طراحی مغناطيس‌های حلقه انبارش را بيان مي‌کند .مدرک موضوع بحث، اولين مدرک از نوع "مبانی طراحي" مغناطيس‌های حلقه انبارش مي‌باشد که در سومين ويرايش خود برای ارائه در خارج از طرح منتشر شده است.
۳- نمونه سوم:
از اين شماره مي‌توان دريافت که مدرک مربوطه سومين گزارش فنی در ارتباط با طراحی ديناميک باريکه حلقه انبارش است که در دومين ويرايش خود در درون طرح منتشر شده است.
۴- نمونه چهارم:
اين شماره نشان‌دهنده يک "روش اجرايي" مديريتی است که با 0000 جزء چهارم خود کل طرح را در بر مي‌گيرد و اولين نمونه از دستورالعمل‌های مديريتی طرح است که در ويرايش سوم خود در درون طرح منتشر شده است .
Rev. | Purpose of Issue | Date | Prepared by | Reviewed by | Approved by | Authorized by |
00 | Internal Review | 13 Feb. 2013 | M.A.Rahimi | S.R.Eghbali | N/A | N/A |
01 | For Comment | 12 March 2013 | S.R.Eghbali M.A.Rahimi | S.R.Eghbali | N/A | N/A |
02 | For Approval | 17 July 2013 | S.R.Eghbali M.A.Rahimi | S.R.Eghbali | N/A | N/A |
03 | For Approval | 11 January 2016 | S.R.Eghbali M.A.Rahimi |